كتابة رسالة رسمية Formal Letter لتلاميذ السنة الثانية بكالوريا
الرسالة الرسمية formal letter هي رسالة موجهة في الغالب إلى جهات أو مؤسسات أو مسئولين لأغراض رسمية مثل: تقديم شكوى - طلب عمل - طلب منحة - تقديم استقالة - رسالة توصية - طلب ترقية - طلب معلومات - طلب إجازة - رسالة شكر - رسالة اعتذار إلى غير ذلك. ويجب أن يُكْتَبَ هذا النوع من الرسائل وفق نسق معين وبِلُغَةٍ تكون رسمية مفهومة وغير غامضة ومنظمة ومختصرة.
فيما يلي سنعرض جميع الخطوات الواجب اتباعها عند كتابة الرسالة الرسمية من حيث الشكل أو التخطيط، ومن حيث المحتوى أو المضمون، ثم اللغة والنبرة.
1. الرأسية heading: وتتكون من عنوان المرسِل الذي يُكتب في الزاوية اليمنى في أعلى الرسالة وتحته مباشرة يُكتب التاريخ ثم عنوان المرسل إليه الذي يُكتب أسفل التاريخ مباشرة على الجهة اليسرى.
2. عبارة التحية salutation or greetings: نترك سطرا فارغا ثم نكتب عبارة التحية وتعتمد على معرفة أو عدم معرفة كاتب الرسالة جنس و / أو اسم المرسل إليه أو كليهما. وتنقسم إلى خمسة أنواع:
أ. Dear Sir: تكتب في حالة معرفة كاتب الرسالة جنس المرسل إليه (رجل) ويجهل اسمه.
ب. Dear Madam: تكتب في حالة معرفة كاتب الرسالة جنس المرسل إليه (امرأة) ويجهل اسمها.
ج. Dear Sir or Madam: تكتب في حالة عدم معرفة كاتب الرسالة جنس واسم المرسل إليه.
د. Dear Mr. Jones: تكتب في حالة معرفة كاتب الرسالة جنس واسم المرسل إليه (رجل) مع ضرورة كتابة الإسم الثاني last name (العائلي family) وليس الأول first name (الشخصي personal).
هـ. Dear Mrs. Jones: تكتب في حالة معرفة كاتب الرسالة جنس واسم المرسل إليه (امرأة) مع ضرورة كتابة الإسم الثاني last name (العائلي family) وليس الأول first name (الشخصي personal).
3. المضمون أو المحتوى content: هو الجزء الأهم في الرسالة ويحتوي على ثلاث فقرات: مقدمة وعرض وخاتمة:
أ. المقدمة: تتضمن الغرض أو السبب الذي دفع كاتب الرسالة لكتابة رسالته.
ب. العرض: تتضمن معلومات مفصلة حول الموضوع الذي من أجله تم تحرير الرسالة.
ج. الخاتمة: تتضمن عبارة ختامية تطلب فيها ردا على رسالتك.
4. العبارة الختامية closing: تُكتب العبارة الختامية على الجهة اليمنى أسفل الرسالة وتكون بإحدى العبارات التالية:
,Sincerely -
,Sincerely yours -
,Regards -
,Yours truly -
,Yours sincerely -
,Yours faithfully -
5. التوقيع signature: يُكْتَبُ أسفل العبارة الختامية ويتضمن الإسم الكامل للمرسِل ثم التوقيع تحته مباشرة.
* أمور يجب تجنبها عند كتابة الرسالة الرسمية:
- كتابة الشكل المختصر للكلمات contractions أي أننا نكتب I am بدلا من I'm و have not بدلا من haven't و do not بدلا من don't و cannot بدلا من can't وهكذا بالنسبة لباقي الاختصارات.
- الكتابة باستعمال اللغة العامية أو غير الرسمية slang / informal language مثل: dude, buddy, hey, hi, ok, okay, gonna wanna ...
- صيغة المبني للمجهول passive voice، فمن المهم جيدا الانتباه لهذا الجزء لأن الكتابة بصيغة المجهول تجعل الرسالة غير واضحة وهذا يتنافى مع شرط الوضوح في اللغة.
- طرح الأسئلة أو استعمال صيغة الأمر asking questions or giving orders وفي حالة ما إذا كان الأمر ضروريا للاستفسار أو طلب معلومات عن أمر معين، فإننا نطرح بدلها السؤال بأدب مثل قولنا:
?... Would you mind -
?... Could you please -
... I wonder if you could -
نموذج رسالة رسمية Example of Formal Letter
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق